Mit Mobile Apps ERP-Systeme und Abläufe optimieren

Mobile Apps vernetzen diverse Geschäftsabteilungen über das ERP-System und ermöglichen einen permanenten Informationsfluss auch ausserhalb des Unternehmens. Im Alltag greifen wir schon lange zum Smartphone und der Einsatz von Mobile Apps nimmt im Unternehmensumfeld nun auch vermehrt Verwendung an. Anhand von realisierten Projektbeispielen zeigen wir, wie Mobile Apps individuelle und standardisierte ERP-Systeme ergänzen oder ablösen.

Wieso brauchen Unternehmen ein ERP-System?

Unternehmen im Aufschwung stossen früher oder später an ihre Produktivitätsgrenze, sofern sie mit einem ERP-System ihre alltäglichen Geschäftsabläufe nicht vereinheitlichen, digitalisieren und automatisieren. ERP ist ein Oberbegriff und umfasst verschiedenste unternehmerische Aufgaben, wie die Lagerbewirtschaftung, Wareneingangs- und Ausgangskontrolle, Personalmanagement, Finanzplanung und Co. Jedes Unternehmen ist individuell, mit eigenen Bedürfnissen und spezifischen Abläufen. Diese müssen geplant, gesteuert und verwaltet werden. Eine ERP-Software standardisiert diese Prozesse und ermöglicht eine permanente Einsicht in die Geschäftserfolge.

Die passende ERP-Lösung finden?

Anbieter für branchenspezifische ERP-Lösungen wie für die Gastronomie oder ein Coiffeurgeschäft gibt es viele. Für Unternehmen mit individuellen Geschäftsbereichen und Zielen ist eine Standardlösung meist nicht geeignet:

1. Spezifische Anforderungen werden nicht erfüllt
2. Sind zu umfangreich und nicht mitarbeiterfreundlich

Grosse Softwareanbieter wie SAP, Sage oder Oracle bieten zwar den gewünschten Individualisierungsgrad an, allerdings sind deren Lizenzkosten und Stundensätze bekanntlich so hoch, dass sich mittelständische Unternehmen diese oft nicht leisten können.

Mobile ERP als Chance

Der Bedarf nach einer ERP-Lösung oder Digitalisierung von Teilbereichen ergibt sich mehrheitlich, wenn das Unternehmen schon aktiv ihren Geschäftsalltag verfolgt. Zu diesem Zeitpunkt haben die Unternehmen schon ein oder mehrere Softwareprodukte, eigens entwickelte Lösungen oder Excel-Listen im Einsatz. Die Umstellung auf ein ERP-System ist aus Zeit-, Komplexitäts- und Kostengründen oft nicht umsetzbar und vielmals gar nicht erforderlich. Die Bedürfnisse an der mobilen Datenverarbeitung nehmen zu und mittels APIs können bestehende Systeme vernetzt und in einer gemeinsamen Datenbasis vereint werden.

Besonders für Mitarbeiter, die nicht permanent am Rechner sind, eignen sich Mobile Applikationen besser. Dank Kamera, Barcode- und Dokumenten-Scanner, digitaler Unterschrift, Ortungsdiensten, Push-Notifications oder der Offline-Fähigkeit können spezifische Anforderungen oftmals mit dem Smartphone effizienter in den Prozess eingebunden werden. Apps sind beliebt, unkompliziert und flexibel einsetzbar, um Unternehmenstätigkeiten zu vereinfachen, beschleunigen und mit der ERP-Cloud zu integrieren.

Nachfolgende Projektbeispiele veranschaulichen die vielseitige Anwendung von Mobile Apps für unternehmensspezifische Prozesse.

Mit einer App die Wareneingangskontrolle optimieren

Bei der Recommerce AG treffen täglich viele Apple und Samsung Geräte zur Reparatur ein. Der automatisierungsgrad bei der Wareneingangskontrolle wie auch im Lager ist wesentlich für die Produktivität. Mit einer eigenen Mobile App können Mitarbeiter viel schneller die Geräte per Barcode-Scanner identifizieren, Fotos aufnehmen, bearbeiten und in das ERP-System direkt ab der App übermitteln. Das ersetzt das lästige manuelle Übertragen der Fotos am Arbeitsplatz und spart Zeit.

App Anbindung an HR-System

Arbeitsabsenzen melden, Ferientage eingeben oder die Verfügbarkeit eines Arbeitskollegen prüfen. Oftmals ist der Laptop nicht zur Hand, wenn die Information benötigt oder ein Eintrag in das Zeiterfassungssystem gemacht werden möchte. Dies haben wir auch erlebt und entschlossen unser webbasiertes HR-System mit einer App zu erweitern. Aus einer praktischen Funktion entfalteten sich schnell weitere Ideen die mit unserer Mitarbeiter App «Abox» abgebildet werden können, wie bspw. die Reservation des Dienstwagens.

Aktuelle Warenbestände beim Aussendienst

Die Aussendienstmitarbeiter der Marein AG vertreiben ihre Kreativ- und Bastelprodukte bei den Kunden. Mit einem physischen Katalog ausgerüstet können sie ihre Produkte präsentieren. Der Katalog enthält zu jedem Produkt einen Barcode und die Bestellaufnahme erfolgt mühsam mit Barcode-Scannern von CipherLab. Die Hardware konnte durch Smartphones ersetzt werden und die App bietet einen einfachen Bestellaufnahmeprozess mit permanenter Übersicht. Bei jedem App-Start werden vom ERP-System die aktuellen Produkte, Lagerbestände und alle Kundendaten im Excel-Format aufgerufen, eingelesen und in der App präsentiert. Die Bestellung kann per Email versandt werden oder als XML per FTP zum Server übermittelt werden, wo das ERP-System die Bestellung automatisiert einliest.

Komplette Lagerverwaltung mit der iPad App

Verschiedene Güter durchqueren den Eurogate Containerterminal in Hamburg und müssen oft adäquat zwischengelagert werden. Die Prozesskette fangt bei der Entladung an und reicht über die Wareneingangserfassung, Verpackung, Lagerung und Inventurführung hin.

Die physisch geprägten Arbeitsabläufe finden im Terminal und den Lagerhallen statt. Daher war es wichtig, das Erfassen der Prozessschritte im ERP-System möglichst an den Ort der Ausführung zu verlegen, um papiergebundene und manuelle Nachbearbeitung am Schreibtisch zu minimieren.

Eine individuelle iPad App Entwicklung mit Schnittstellenanbindung an das ERP-System war die ideale Lösung. Das iPad, verpackt in einer sicheren Schutzhülle, ist zugleich genügend handlich und genügend gross für eine einfache mobile Datenerfassung. Die App läuft im geführten Zugriff (Kiosk Modus), ist Passwortgeschützt und wird per MDM-Tool auf den iPads installiert so das höchste Sicherheit gewährleistet ist.

Die Digitalisierung mit der Mobile Lösung und ERP-Synchronisation ermöglicht perfekt koordinierte Arbeitsabläufe in Echtzeit, minimiert die Fehleranfälligkeit und steigert die Produktivität.

Mobile First wird zum B2B-Standard

Viele Entscheidungsträger sehen Mobile Apps nur für einfache Anwendungen oder als nice to have, dabei sind sie wesentlich bei der Digitalisierung und für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.

Für Unternehmen mit stationären Büroarbeitsplätzen mag ein Mobile ERP keinen Mehrwert schaffen. Für Mitarbeiter die in Lagerhallen, auf Baustellen oder im Aussendienst arbeiten sind Apps ein handliches Tool, um ihnen Zugang auf ERP-Funktionen zu bieten. So liegen geschäftsrelevante Informationen stets zur Hand und buchungsrelevante Handlungen können immer aktuell im ERP-System erfasst werden. In vielen Fällen entfällt die «selbstverständliche» Nachbearbeitung am Schreibtisch, da sie schon am Handlungsort oder von unterwegs vorgenommen werden kann. Das senkt bürokratische und papiergebundene Arbeitsschritte, spart wertvolle Zeit und ermöglicht effizienter den Arbeitsalltag zu gestallten.

Smartphone Apps sind beinahe leistungsstark wie Desktop Anwendungen und die benutzerfreundliche Bedienung auf den kleineren Displays ist durch verschiedene Design-Patterns optimiert, so dass sie für bestimmte Anwendungen besser genutzt werden können. In der Online Welt hat sich der «Mobile First» Ansatz bereits etabliert und wird im Unternehmensumfeld vermehrt Anwendung finden.

Mehr zu Unternehmens-Apps und wie diese Mehrwerte für Mitarbeiter schaffen, lesen Sie in unserem Blog «Mitarbeiter Apps».